很多公司参加广交会前，把大部分时间花在样品、展位和宣传册上。

等到展会开始，业务员站在展位里，希望目标客户刚好经过、刚好对产品感兴趣、刚好愿意停下来谈。

这种做法的问题是，把一次成本不低的参展，变成了仅仅守株待兔。

展前邀约的真正目标，不是告诉客户“我们要参加广交会”，而是在展会开始前确定：谁值得见、为什么见、什么时候见，以及见面准备谈什么。

第140届秋季广交会分三期举行：

三期之间还有换展时间，并不是从10月15日至11月4日连续开放。给客户发送邀请前，必须确认自己实际参加的期次、日期、展馆、Hall和Booth。

具体日期和展品范围可查看广交会官方介绍。

如果距离开展已经不足21天，不需要等到下一个时间节点，直接从当前阶段开始执行。

先区分两件事：客户邀约邮件不等于官方邀请函

很多人搜索“广交会邀请函”，实际可能在找两种完全不同的东西。

第一种是业务员发送的客户邀约邮件。

它的作用是：

• 告诉客户你会参加哪一期；
• 说明见面的具体价值；
• 邀请客户选择会面时间；
• 确认展位、人员和沟通主题。

第二种是广交会官方邀请函。

境外采购商如果需要申请来华签证，应按照广交会官方流程申请邀请函。业务员自己发送的普通英文邮件，不能被描述为签证凭证，也不能保证客户获得签证。

客户确认参会后，可以向其提供广交会采购商服务入口，提醒其查看预登记、办证及官方邀请函要求。

已经获得展位的企业，也可以查看广交会“i-邀请”等官方服务，生成带企业信息、展位号、邀请链接或二维码的内容。

业务员自己的个性化邮件负责解释“为什么值得见面”，官方入口负责承接预登记和参会服务，两者可以配合使用。

展前邀约不是先写邮件，而是先决定邀请谁

同样一封邀请邮件，发给老客户、询过价的客户和完全陌生的公司，效果会不一样。

开始写邮件前，可以先把客户分成三类。

判断优先级时，可以先确认这四项：

1. 产品是否匹配：客户销售或使用的产品是否与你有关；
2. 采购逻辑是否成立：对方是进口商、经销商、制造商还是服务商；
3. 联系人是否可靠：姓名、当前公司和职位是否经过核对；
4. 现在是否有联系理由：是否存在项目、询价、展会、新品或市场动作。

如果觉得不值得邀请，不必勉强发送展会邮件。

这一步可以结合外贸客户筛选的三层判断，检查Product Fit、Procurement Fit和Supplier Fit。

展前客户名单可以从哪里来？

一、已有客户和历史询盘

先检查CRM、邮箱和业务员自己的记录：

• 已成交客户；
• 正在询价或打样的客户；
• 报过价但没有成交的客户；
• 往届展会见过的客户；
• 曾经合作但长期没有联系的客户；
• 因价格、交期或规格没有谈成的客户。

这批人已经知道你是谁，联系成本一般肯定低于完全陌生的新客户。

但历史记录不等于当前需求。邀请前要重新确认联系人是否仍在职、公司是否仍经营相关产品，以及过去的规格和报价是否已经过期。

二、LinkedIn上的目标公司和关键人

可以先搜索目标公司，再寻找当前的采购、产品、供应链或管理人员。

例如：

valve distributor
lighting wholesaler
furniture importer
auto parts dealer

然后切换到Companies，使用Locations限定目标市场。

找到公司后，再从People中搜索：

Purchasing
Procurement
Buyer
Sourcing
Owner
Managing Director

还可以查看公司近期Posts，判断对方是否发布了参展、新项目、新产品、扩建或新市场动态。

完整操作可以参考LinkedIn开发客户的10个免费搜索方法。

三、Google、Google Maps和行业目录

Google Maps适合寻找当地有实体地址的经销商、批发商、零售商和服务商。

可以组合搜索：

product + distributor + city
product + wholesaler + country
product + dealer + city

获得公司名单后，要回到官网核对产品、品牌、市场和联系方式。

四、海关数据和近期采购记录

海关数据可以帮助判断某家公司是否持续采购相关品类、采购频率如何，以及供应来源是否发生变化。

但海关记录只能说明过去发生过交易，不能直接证明客户现在有采购计划，也不能证明对方一定会参加广交会。

更稳妥的写法是：

I noticed that your company is active in [product category].

不要在证据不足时写：

We know you are currently looking for a new supplier.

五、业务员长期沉淀的联系人

包括：

• 往届交换过名片的客户；
• LinkedIn联系人；
• WhatsApp已有沟通对象；
• 官网询盘；
• 样品申请客户；
• 参加过线上会议的客户。

名单来源不同，沟通背景也不同。不要把所有人导入同一封群发邮件。

展前21天客户开发流程

D−21至D−18：整理并清洗客户名单

这一阶段先不急着发邮件。

需要完成：

• 确认自己参加的期次、日期、Hall和Booth；
• 汇总历史客户、询盘和新客户名单；
• 删除明显不相关、公司已关闭或联系人已离职的记录；
• 按A/B/C对客户进行初步分级；
• 记录每家公司的邀请理由。

每家公司至少要留下一条可以核实的联系依据，例如：

• 客户官网正在销售相关产品；
• 对方曾询问某项规格；
• 双方在上一届展会见过；
• 公司近期发布了相关项目或市场动态；
• 你的产品可以补充其现有产品线。

D−17至D−14：确认联系人和见面价值

核对：

• 联系人姓名；
• 当前任职公司；
• 当前职位；
• 企业邮箱或其他业务联系方式；
• 对方可能关注的产品；
• 适合展示的样品、规格或文件。

然后回答一个问题：

客户为什么要从众多展位中，专门抽时间见我？

答案不能只是“我们有20年经验”“质量好、价格低”。

更具体的见面价值可能是：

• 查看某款新样品；
• 讨论特殊规格；
• 比较现有供应方案；
• 解决上次询价中没有确认的问题；
• 检查认证和技术文件；
• 讨论小批量、定制或交期要求。

D−14至D−10：发送第一封个性化邀请

第一封邀请只完成三件事：

1. 说明为什么联系这位客户；
2. 说明客户到展位可以看到或讨论什么；
3. 提供一个容易回复的下一步。

不要一次附上十几个附件，也不要让客户自己想见面时间。

可以直接提供两个选择：

Would Tuesday at 10:30 or Wednesday at 14:00 work better for you?

这比：

Please let me know when you are available.

更容易拿到明确回复。

D−9至D−7：第二次联系，信息有增量

如果客户没有回复，不要把第一封原样再发一次。

第二次联系可以补充：

• 一张相关产品图；
• 一页规格比较；
• 一份测试或认证文件；
• 一个与客户市场相关的应用案例；
• 两个可选的会面时间；
• 一个更具体的问题。

跟进的价值是增加新的判断依据，而不是那句“Did you see my email?”。

D−6至D−3：确认参会和预约细节

客户表示可能参会后，继续确认：

• 对方参加哪一期；
• 到访日期；
• 会面时间；
• 参会人员和人数；
• 感兴趣的产品；
• 是否需要准备样品、报价或技术人员；
• 对方使用的WhatsApp、微信或其他现场联系方式。

所有时间建议标明中国时间，避免跨时区沟通带来误解。

D−2至D−1：发送简短提醒

提醒中保留：

• 公司名称；
• Hall和Booth；
• 会面日期和时间；
• 现场联系人；
• 手机或WhatsApp；
• 展馆地图或官方导航入口。

不要再次发送长篇公司介绍。

展会当天：处理改期、迟到和临时到访

客户迟到时，可以发送：

Hi [Name], just checking whether today’s schedule still works for you. We’ll be at Booth [number] until [time]. If another time is easier, please let me know.

客户没有出现，不要连续催问。可以在当天晚些时候发送一次简短确认，之后转入展后跟进。

邀约邮件用“证据—价值—动作”三段式

一封有效的广交会客户邀请邮件，可以压缩成三个部分。

第一段：证据

解释为什么联系这家公司或这个人。

例如：

• 看到对方官网经营某类产品；
• 对方曾询问某项规格；
• 双方讨论过一个项目；
• 公司近期发布了相关业务动态。

第二段：价值

告诉客户到展位后能获得什么。

例如：

• 查看指定样品；
• 对比两种规格；
• 讨论OEM/ODM方案；
• 核对认证和技术文件；
• 解决上次没有确认的问题。

第三段：动作

只要求客户完成一个简单动作：

• 确认是否参会；
• 从两个时间中选择一个；
• 告知是否由其他同事负责；
• 回复是否需要提前准备样品。

公式可以写成：

公开证据或历史沟通
＋
与客户相关的见面价值
＋
一个低压力的明确动作

8封广交会英文邀约模板

下面的模板不能不加修改直接群发。

所有[ ]中的内容都需要替换，并且只能填写可以核实的信息。

模板一：邀请已有合作客户

适用对象： 已成交客户、长期合作客户或近期仍有往来的客户。

Subject: Shall we meet at Canton Fair to review [product/project]?

Hi [First Name],

We’ll be exhibiting at the Canton Fair during Phase [X], from [dates], at [hall/booth].

Since we worked together on [order/product], I’d be glad to review [specific topic] and hear what you may need for [market/project].

If helpful, we can prepare [sample/specification/comparison] before you arrive. Would [time option 1] or [time option 2] work for a 20-minute meeting?

If you are not attending this time, no problem—we can arrange a short call after the fair.

Best,
[Your Name]

不要因为过去合作过，就假设客户目前仍有相同采购需求。

模板二：邀请询价后没有成交的客户

适用对象： 询过价、讨论过规格，但最终没有下单的客户。

Subject: A Canton Fair follow-up on your [product] inquiry

Hi [First Name],

You asked us about [product/specification] in [month/year]. We’ll show [relevant item] during Phase [X] of the Canton Fair, and your earlier requirement for [verified detail] came to mind.

If you are attending, an in-person review could help clarify [sample/test/customization point]. I can reserve [time option 1] or [time option 2] and prepare only the materials relevant to your request.

Any price or lead time would be reconfirmed against the current specification. If the project is no longer active, a brief reply is enough.

Best,
[Your Name]

不要继续使用已经过期的报价、交期或认证信息。

模板三：邀请看过样品但没有成交的客户

适用对象： 收过样品、测试过产品或讨论过修改方案的客户。

Subject: Review the updated [product/sample] at Canton Fair?

Hi [First Name],

We previously sent you [sample/model] for [application] in [month/year]. We’ll bring an updated version to the Canton Fair, including [verified improvement or option].

If the category is still relevant, we could use a short meeting to compare the earlier sample with the current version and review [specific unresolved point].

We’ll be at Phase [X], Hall [number], Booth [number]. Would [time option 1] or [time option 2] be convenient?

If your requirement has changed, please feel free to let me know so we prepare the right information.

Best,
[Your Name]

没有真实更新时，不要为了制造邀约理由而虚构“升级版”。

模板四：重新联系长期没有沟通的客户

适用对象： 往届展会见过、曾经沟通过，但长期没有联系的客户。

Subject: Will you be visiting Canton Fair this year?

Hi [First Name],

We met at [event/place] in [year] and discussed [product/topic]. It has been some time, so I wanted to check whether this category is still relevant to your business.

We’ll be exhibiting at the Canton Fair during Phase [X], at [hall/booth], with [specific product or capability].

If you are attending, I’d be glad to arrange a short meeting and learn what has changed in your market since we last spoke. Would [day/time] work for you?

If this is no longer part of your work, no reply is necessary.

Best,
[Your Name]

重新联系沉睡客户时，要承认双方很久没有沟通，不要装作一直保持联系。

模板五：邀请第一次接触的新潜在客户

适用对象： 尚未沟通过，但公司业务和产品范围已经完成初步验证的客户。

Subject: Relevant [product category] samples at Canton Fair?

Hi [First Name],

I came across [Company] while researching [market/category] suppliers and saw that you currently offer [verified product/category].

We manufacture [specific product] for [application] and will exhibit at the Canton Fair, Phase [X], Booth [number].

Based on the products shown on your website, [specific item] may be worth a quick look as a possible addition to your range. If you are visiting, may I prepare [sample/specification/test report] for a 15-minute meeting?

Is this category within your current sourcing scope?

Best,
[Your Name]

不要写“perfect match”或“I know you need”。官网产品相关，只能作为进一步沟通的依据。

模板六：邀请经销商讨论产品线互补

适用对象： 经销商、进口商、库存商或销售互补产品的渠道客户。

Subject: Meeting at Canton Fair about [market/category] distribution

Hi [First Name],

I noticed that [Company] distributes [verified complementary product] in [country/region].

Our [product] can be used with [complementary product] in [specific application], so there may be a practical fit to explore.

We’ll exhibit at the Canton Fair during Phase [X], at Booth [number]. I’d like to understand which specifications your customers request and whether our range could fill an actual gap in your portfolio.

Would [day/time] be convenient? I can send a one-page range overview first.

Best,
[Your Name]

首次联系时不要承诺独家代理、区域保护或尚未确认的销售支持。

模板七：结合近期公开动态提出邀约

适用对象： 近期发布新项目、新市场、新产品、扩建或参展动态的公司。

Subject: Canton Fair meeting following your [public update]

Hi [First Name],

I saw [Company]’s [LinkedIn/news] update about [new project/new market/product launch] on [date].

I don’t want to assume that it creates an immediate purchasing need, but it seemed relevant to our work in [specific application].

We’ll present [product/capability] at the Canton Fair, including [verifiable feature/sample/test]. If you are attending, would a short meeting on [day] be useful?

I can prepare information around [specific use case] rather than a general catalog.

Best,
[Your Name]

公开动态只能作为联系背景，不能直接写成采购需求或更换供应商的证据。

模板八：第一封邀请没有回复后的最后提醒

适用对象： 已经发送正式邀请但未回复，并且距离展会只剩几天的客户。

Subject: Final check: meet at Canton Fair on [date]?

Hi [First Name],

A quick final check before Phase [X].

We’ll be at [hall/booth] from [dates], and I still have [two real time slots] available on [day].

If reviewing [specific product/topic] would be useful, I can prepare [sample/document] and hold one of those times for you. If your schedule is already full, you are welcome to stop by without an appointment, or we can follow up online afterward.

No reply is needed if the timing is not right. I won’t send another fair reminder after this message.

Best,
[Your Name]

不要使用虚假的“最后名额”制造紧迫感。时间、日期和展位必须重新核对。

LinkedIn和WhatsApp简短邀约话术

邮件适合提供完整信息，LinkedIn和WhatsApp更适合简短确认。

LinkedIn首次消息

Hi [First Name], I noticed that [Company] works in [verified field] and that you are currently [role].

We’ll be exhibiting [product category] at Canton Fair Phase [X], Booth [number]. If you are attending, would you be open to a brief meeting to compare [specific application/specification]?

I can send a one-page overview first so you can decide whether it is relevant.

不要仅凭职位名称就说对方一定负责采购。

WhatsApp确认消息

Hi [First Name], this is [Your Name] from [Company]. We spoke via [email/LinkedIn/event] about [product/topic].

We’ll be at Canton Fair Phase [X], Booth [number], from [dates]. If you are visiting, would [day/time] suit a quick meeting?

I can prepare [specific sample/specification] based on our earlier discussion.

只向通过正常业务往来获得号码的客户发送消息。第一次联系时要说清身份和联系背景。

客户回复以后，还要完成这五步

客户回复“Yes, I will attend”，不等于预约已经完成。

继续确认：

1. 具体日期和时间
   不要只记录“客户会来”。

2. 参会人员
   确认姓名、职位和人数。

3. 关注产品
   提前准备对应样品、规格和文件。

4. 会面目标
   确定是初次了解、技术讨论、报价沟通还是项目复盘。

5. 现场联系方式
   保存手机、WhatsApp或其他双方同意使用的渠道。

客户可能会在同一天拜访多家供应商。提醒邮件越清楚，客户找到展位和按时到达的可能性越高。

预约记录表可以包含：

完整案例：工业阀门工厂如何邀请英国经销商

假设一家中国工业阀门工厂参加第一期广交会，展位位于通用机械及机械基础件相关展区。

工厂优势包括：

• 特殊材质；
• 小批量定制；
• 高温或高压工况产品；
• 技术文件配套；
• OEM/ODM支持。

第一步，整理已有英国询盘、历史客户和经销商名单。

第二步，使用LinkedIn、Google和企业官网继续寻找经营阀门、执行器、管件及流体控制产品的英国公司。

第三步，检查公司究竟是Distributor、Stockist、Manufacturer还是Service Provider，并判断阀门是否为核心品类。

第四步，寻找Purchasing、Procurement、Buyer、Product Manager、Owner或Managing Director等可能相关的当前员工。

第五步，为每家公司记录一条真实的邀约依据：

• 曾经询问高温阀门；
• 官网销售执行器和流体控制产品；
• 现有产品线缺少特殊材质阀门；
• 近期发布水处理、能源或过程工业相关动态。

第六步，根据关系选择不同模板。

对于询过价但没有成交的客户，可以写：

You asked us about metal-seated ball valves for high-temperature service last year. We’ll bring an updated sample and related test documentation to Canton Fair Phase 1.

如果客户确认参会，再提供两个具体时间，并提前准备：

• 样品；
• 材料和压力等级说明；
• API、ISO或其他相关文件；
• MOQ和交期边界；
• 适合英国市场的产品资料。

整个过程可以整理为：

目标公司
→
客户和采购逻辑验证
→
寻找当前联系人
→
确定真实邀约依据
→
发送对应模板
→
锁定具体时间
→
准备会面材料

广交会客户邀约常见错误

错误一：只写时间和展位号

客户知道你在哪里，不代表他有理由来。

邮件必须说明这次见面能看什么、讨论什么或解决什么。

错误二：给所有客户发送同一封邮件

老客户、新客户、询价客户和经销商，需要不同的联系背景。

只替换姓名和公司名，不算真正的个性化。

错误三：把展会动态写成采购意向

客户参加行业活动、招聘员工或进入新市场，可以成为联系背景，但不能直接证明其正在采购。

错误四：第一次联系就发送大附件

大目录可能增加阅读成本，也可能影响邮件送达。

第一封可以先提供一页产品范围，客户确认感兴趣后再发送详细资料。

错误五：让客户自己提出时间

与其写“有空来看看”，不如提供两个具体时间。

错误六：客户答应参会，却没有继续确认

没有日期、时间、人员和产品记录的“Yes”，只能算初步意向，不能算正式预约。

错误七：把普通邮件当成官方邀请函

客户需要签证或采购商证时，应引导其查看广交会官方流程。

常见问题

广交会前多久邀请海外客户比较合适？

重要客户可以更早联系。本文使用21天，是因为这段时间足以完成筛选、第一轮邀约、跟进和会前确认。

如果距离开展只剩一至两周，仍然可以开始，但要优先处理已有客户、近期询盘和产品匹配度高的公司。

邀请邮件应该写整个广交会日期吗？

不要只写10月15日至11月4日。

应写明自己参加的具体期次、日期、Hall和Booth，避免客户在错误日期前往展馆。

老客户和新客户可以使用同一封模板吗？

不建议。

老客户应围绕历史订单、项目和问题展开；新客户应解释为什么找到这家公司，以及产品可能在哪个方面形成补充。

第一封邀请没有回复，多久后跟进？

通常可以间隔四至七天，并根据距离开展的时间调整。

第二次联系要增加新信息。展前最后一次提醒后仍未回复，就停止继续催促。

邮件中应该附产品目录和报价单吗？

第一封邮件不建议附过多文件。

可以先发送一页产品范围、相关图片或链接。报价应基于已经确认的规格重新计算。

客户说会来，但不愿意确定时间怎么办？

可以告诉对方无需立刻承诺，同时提供两个候选时段。

如果客户仍不能确定，就记录为“可能到访”，并在展前一至两天发送展位和现场联系方式。

没有广交会展位，可以邀请客户见面吗？

可以在广交会期间约客户在酒店、办公室或其他合适地点见面，但必须如实说明自己没有展位，不要让客户误以为你是当届参展商。

普通邀约邮件可以用于申请签证吗？

普通业务邀约邮件主要用于约见。

需要申请来华签证的客户，应根据官方要求申请广交会邀请函，并自行确认签证材料和审批要求。

邀请客户的目标，是锁定一次有准备的会面

广交会前的客户邀约，不是把展位号发送给更多邮箱。

真正有效的流程是：

• 先筛选值得见的公司；
• 找到当前仍在职的相关联系人；
• 使用真实证据解释为什么联系；
• 告诉客户见面能得到什么；
• 提供明确但低压力的时间选择；
• 客户回复后完成预约、准备和团队交接。

如果还没有稳定的目标客户来源，可以先参考外贸如何主动开发客户的完整实操指南。

找到公司和联系人后，再结合客户采购窗口判断方法安排邀请优先级。

想把客户发现、筛选、背调、邀约和展后跟进连接成团队流程，可以进一步了解麦穗获客的产品与解决方案，或者预约演示。